Канцелярские папки: сравниваем механизм регистраторов и скоросшивателей
Несмотря на широкое распространение различных баз данных и электронных носителей информации, без бумажной документации все еще не обойтись. Перед офисными работниками, бухгалтерами и даже студентами встает вопрос организации их правильного хранения. Рассмотрим какие канцелярские папки используются для этого и в чем их особенность.
Регистраторы или сегрегаторы
Канцелярскую папку из плотного картона с арочным механизмом фиксации документов называют сегрегатором или регистратором. Ее прототип изобрел в 1886 году немец Фридрих Зённеккен. Над дальнейшим усовершенствованием регистраторов трудились сотрудники немецких компаний «Leitz» и «ELBA». Значительная ширина корешка и продуманный механизм позволяют хранить в каждой папке сегрегаторе большое количество документов. Они также идеальны для классификации документов по алфавиту, дате, теме.
Важным элементом папок регистраторов является механизм фиксации документов, который может быть:
- кольцевым разжимного типа (количество колец от 2 до 6, форма O-образная или D-образная);
- арочным кольцевым рычажного типа (имеют 2 арочных кольца с фигурным краем в месте размыкания, рычажный механизм для смыкания-размыкания, прижимную металлическую планку).
На кольца сегрегаторов надеваются файлы (мультифоры) с вложенными документами либо непосредственно документы, в которых дыроколом предварительно сделаны отверстия. Исключением являются папки регистраторы разжимного типа с количеством колец больше 2-х. В них можно закреплять только файлы.
Кроме надежного механизма фиксации документации регистраторы имеют и другие достоинства. Так в торце они имеют сквозное отверстие с металлической окантовкой. Вставив в него палец можно быстро достать нужную папку с полки. В верхней части торца имеется прозрачный кармашек для сменной этикетки. Это позволяет не открывая сегрегатор идентифицировать находящиеся внутри документы.
Многих волнует как закрывается папка на кольцах, ведь когда в ней много листов есть риск непроизвольного открытия. Для исключения такой ситуации в верхней половине папки регистратора предусмотрены овальные отверстия с металлической окантовкой. При закрытии папки в них попадают кольца механизма фиксации. При соблюдении технологии изготовления сегрегаторов отверстия расположены точно над кольцами и папка надежно закрывается.
Скоросшиватели
Папки из тонкого картона или пластика, предназначенные для сбора и хранения небольшого количества документов, называют скоросшиватель. Изобрел их немец Карл Гладитц в 1895 году.
Механизм фиксации документов состоит из закрепленной внутри папки металлической или пластиковой полоски. На ее «усы» надеваются файлы или бумажные листы с проделанными дыроколом отверстиями. В конце документы прижимаются пластинкой с перфорацией и «усы» отгибаются к наружному краю скоросшивателя.
Выбирая между регистратором и скоросшивателем важно помнить, что в последнем помещается намного меньше документов.
Все о папках-регистраторах: размеры, характеристики и использование
Работа в офисе предполагает работу с бумагами. Чтобы она была максимально эффективной, нужно продумать особенности регистрации, систематизации, хранения документации. Для этого созданы папки для документов. Предпочтительнее заказывать изделия высокого качества, чтобы хранение бумаг было долговечным. Когда уже решили заказать такой товар для офиса, возникает очевидный вопрос: Как выбрать папку-регистратор, чтобы она служила долго и была практичной, удобной?
В каталоге представлена продукция таких производителей:
- LАMARK.
- BANTEX.
- СПЕЙС.
- BRAUBERG.
- BERLINGO.
- EXPERT COMPLETE.
Виды папок для документов
Папка для документов используется с целью организации офисной работы. Она используется для хранения бумаг, создания картотеки сотрудников, клиентов, другой информации. Даже в условиях автоматизации рабочих процессов в офисе все еще остается работа с бумажной документацией. Да, документооборот преимущественно электронный. Но это не понижает актуальность использования папок для хранения бумаг, карточек, файлов.
Для выбора папок-регистраторов нужно ознакомиться со всем ассортиментом, разнообразием этого варианта канцелярии на рынке. Представим вашему вниманию названия папок по категориям:
- Регистраторы, для архива. Эти варианты считаются самыми распространенными в делопроизводстве. Их используют в офисах, образовательных учреждениях. Изготовлены они из пластика, жесткого картона. Держатели на изделиях различных типов.
- Для презентаций. Изделия отличаются высоким качеством, эстетичным видом, что необходимо для поддержания рейтинга компании. Без них не обойтись на деловых встречах, переговорах, при подписании контрактов, договоров.
- Для адресного преподнесения. Отличаются такие изделия эксклюзивным видом. Изготавливают их в оригинальном стиле. Используют указанный вид канцелярии для отправки документации, вручения благодарностей, листов, грамот, поощрений. Также их используют на презентациях, семинарах.
- С логотипом. Подобный вариант продукции изготавливают обычно по индивидуальному заказу компании, фирмы.
Папки, которые используют только для хранения документов, поделены на такие группы:
- боксы;
- регистраторы; ;
- с зажимом, скоросшивателем;
- папка с файлами; ;
- короб; , кольцах;
- папка на кнопках, завязках, молнии; .
Выбирая изделие также обращайте внимание на тип конструкции. Отличий в этом плане множество. В каталогах представлена продукция с:
- кольцами. Она подходит для хранения большого количества документации;
- файлами. Отличный вариант, если вам необходимо защитить документы от снимания, повреждений;
- с отделениями. Этот вариант также функциональный. В указанном аксессуаре можно хранить бумаги, ручки.
Формат и размеры папок-регистраторов
Выбрать подходящее изделие из огромного ассортимента папок довольно сложно. Нужна папка регистратор, уточните нужные размеры изделия, формат. На эти нюансы стоит обращать внимание в первую очередь. Стандартными считают изделия А4. В этом размере создаются все официальные бумаги.
Также в каталоге магазина «Канцелярская Мекка» представлены изделия таких форматов:
- А3.
- А5.
Формат А5 используют в бухгалтерском деле. Он удобен для подшивания, хранения платежных документов. При необходимости можно заказать сегрегатор нестандартного размера. Сегрегатор или регистратор удобнее использовать из-за качественного механизма крепления, наличия места для подписи, этикетки на корешке.
Ширина корешка
Чтобы хранить документы чаще используют регистраторы формата А4. Отличие наблюдается в ширине корешка, а не в высоте. Именно от этой характеристики зависит количество бумаг, которые можно поместить для дальнейшего использования, хранения. В каталоге представлены папки с шириной корешка:
- 50 миллиметров. Вместительность сегрегатора составляет до 480 листов.
- 80 мм. Можно вложить около 760 листков.
- 70 мм. Удобно располагаются до 670 листков.
- 75 мм. Вместительность составляет до 720 листов.
Из каталога вы можете выбрать подходящую по целям папку-регистратор, с нужной вместительностью листов, файлов. Цветовая гамма огромная.
Материал
Изготовление регистраторов ведется из плотного картона высокого качества. Также может использоваться пластик, который обязательно должен быть экологически чистым. Цветовое разнообразие материала обширное (свыше 10 оттенков). Покрытие изделия бывает односторонним, двухсторонним.
Механизм регистратора
Чаще всего в офисах используют изделия с арочным механизмом. Сегрегатор с арочным механизмом считается более удобным, надежным. Он обеспечивает абсолютную сохранность документов. Указанный механизм для папок-регистраторов предназначен для фиксации бумаг (в них изначально делают дырки), а также файлов, прозрачных папок.
Арочный вид механизма изготавливают из стали, поэтому эта деталь считается долговечной. Его преимуществом также считается безопасность использования.
На регистраторах продумана металлическая окантовка. Она обеспечивает долгую сохранность изделия. Также на товаре присутствует отверстие, с помощью которого регистратор удобно брать с полки.
В использовании это изделие несложное. Рассмотрим, как пользоваться папкой сегрегатором или регистратором:
- Откройте папку, чтобы распахнулась обложка.
- Обратите внимание на арочный разжимной механизм. У него имеется специальный прижим. Для расположения бумаг, откройте прижим, отодвиньте эту деталь в сторону.
- Разомкните металлические кольца. Для этого достаточно нажать на специальный рычаг. Чтобы в документах проделать дыры, внутри папки продуман дырокол. Надевайте вкладыши с документами на кольца.
Если вы не знаете, как закрыть регистратор, обратите внимание на специальные кольца. С их помощью закрытие папки будет плотнее. Кольца защелкните, а затем верните прижим в начальное положение, захлопните его.
Как пользоваться папкой с зажимом? Как пользоваться папкой скоросшивателем? Как пользоваться папкой регистратором? Как пользоваться папкой с кольцами?
Обращаемся к вездесущему и всезнающему GOOGLE и что же видим в подсказке к поиску? Массу типовых запросов, которые почти всегда остаются без достаточного освещения ввиду своей поверхностной простоты и кажущейся банальности для потенциально отвечающих. А ведь люди ищут, ведь люди-«сейчас», это люди поиска, а не экспериментаторства, как в добрые старые времена. GOOGLE же не только дает ответы, он еще и объединяет тех, кто знает с теми, кто ищет. Ищущих гораздо больше, чем знающих. Но вот ответы не всегда точны и полны, если они вообще имеются.
Первые, которые собственно и задают вопрос:»Как пользоваться папкой с зажимом? Как пользоваться папкой регистратором?» и которые ждут на него ответ, не задумываясь, кстати, о его сущностной простоте и очевидности.
Вторые, это те, кто хотя бы раз в своей жизни успешно и самостоятельно воспользовался папкой с металлическим механизмом, независимо от его типа, именно им могут показаться вынесенные в заголовок вопросы абсолютно тривиальными и лишенными новизны, свежести, и, не стоящими их внимания. «Как можно не уметь пользоваться папкой, неужели нельзя пошевелить мозгами-руками и попробовать?»: так могут подумать они.
И наконец третьи, это те, которым собственно и адресован вопрос:»Как пользоваться папкой скоросшивателем?» именно им вовсе не безразлична судьба даже прозаических ответов, им приходится думать, как же на них, на подобные вопросы, отвечать, чтобы все и для всех стало просто и понятно.
Мы, в силу того, что являемся производителями Папок для Всех на Каждый день, соотносим себя с третьей группой и потому, чтобы помочь страждущим, решили пойти опять-таки путем вполне тривиальным как и сами вопросы и описать свой ответ не только словами, но иллюстрациями. Картинок будет много, но уж с их-то помощью первые смогут стать вторыми, забыв, с чего у них все началось, а могут оказаться и третьими, помогут кому-то тому, кто оказался перед банальной тривиальностью :).
Как пользоваться папкой регистратором?
Как Вы понимаете, папки регистраторы бывают разных форматов: А3, А4, А5, они бывают горизонтальными и вертикальными, а если изъясняться языком, понятным подавляющему большинству компьютерных пользователей редактора Word от Microsoft, то они, папки регистраторы, могут иметь либо «альбомную», либо «портретную» ориентацию. Но, в любом случае всех их, т.е. папки регистраторы, будет объединять самый распространенный и сложный конструктивно кольцевой разжимной механизм рычажного типа с прижимной планкой:
Просмотрите картинки ниже по тексту и Вам станет вполне понятным, каким же образом пользоваться папкой регистратором.
Итак, смотрим. Немного прокомментируем то, что видите. Хотя и изображений вполне достаточно, но. Перед Вами папка регистратор в закрытом состоянии, в этом случае работают замки-кольца, входящие в контакт с верхушками колец и как бы образующие замок, фиксирующий в закрытом положении крышку папки. Для доступа внутрь Вам надо крышку открыть, напрягаетесь, с легким щелчком крышка «отскакивает» и распахивается, предоставляя Вам путь к наступлению:
После открывания папки перед Вами оказывается одно из самых массовых чудес техники, — рычажный арочный разжимной механизм с прижимом. Чтобы воспользоваться папкой по ее прямому назначению, т.е. вложить в нее лист или несколько листов, отщелкните первым делом прижим и переместите его так, как показано на рисунке.
Разомкните с помощью рычага кольца механизма, чтобы получить возможность надеть на штыри механизма архивируемые листы Ваших документов. Кстати, конструкция папки регистратора подразумевает еще и наличие вспомогательных инструментов (дырокола для пробивки отверстий в бумаге) или материалов (полипропиленовых прозрачных файлов с перфорацией, в которые вкладываются листы бумаги). Между прочим, изобретателем папки регистратора и дырокола является Фридрих Зеннеккен, сделавший свои изобретения в 1886 году, проживая в Бонне (Германия).
Одели продырявленные дыроколом листы на штыри механизма, опустили рычаг и сомкнули кольца, вернули в исходное положение прижим и защелкнули его, зажав тем самым заархивированные листы бумаги (файлы). Все, папку можно отправлять на полку хранения, чтобы в любой момент извлечь ее оттуда и добраться к документам без проблем и с удовольствием.
Как пользоваться папкой с кольцами? Смотрим:
Как пользоваться папкой с прижимом (как пользоваться папкой с зажимом)?
Удобство папки с прижимом (тип Mini Clip) или папки с зажимом (тип Clip Board, он же клип-жабка) очевидно. В этом случае отсутствует необходимость во вспомогательном инструментарии, на лицо очевидная офисная экономия. Но, ни один подобный механизм не удержит большого количества листов, максимум 50-60 штук. Главное преимущество, сохраненные таким образом листики не будут покорежены дыроколом, а будут иметь свой первозданно целостный вид. Впрочем, если папки регистраторы и папки с кольцами служат скорее для формирования среднесрочных архивов объемом до 600 листов (в случае использования 70-80мм папок), то папки с прижимами и папки с зажимами, это папки для оперативных документов, которые следует перенести с собой и только затем, а возможно и нет, они перекочуют в папки регистраторы.
Ниже изображения того, как пользоваться папками с зажимами-прижимами:
Как пользоваться папкой с кольцами?
Папка с кольцами еще называется папка регистратор. В нее можно класть разные форматы бумаги, к тому же папки могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Но независимо от размеров, такие папки будут объединять механизм разжимной с рычажными свойствами. Эти рычаги будут иметь форму кольца, которое снабжено прижимной планкой. Сейчас данный механизм будет самым распространенным и в тоже время самым сложным по своей конструкции.
Не каждый человек умеет пользоваться такой папкой, но как же научиться ей пользоваться?
Когда смотреть на папки на кольцах в закрытом состоянии, то можно увидеть, что они надежно фиксируют крышку самой папки. Если вы хотите попасть вовнутрь папки, нужно просто открыть эту крышку легким щелчком. После этого действия папка будет хорошо распахиваться.
Когда папка будет раскрыта, то человек увидит разжимной механизм. Он будет отличаться специальным прижимом. Для того чтобы использовать папку, по тому назначению, по которому она предназначена, нужно попытаться отщелкнуть механизм. Потом человек должен переместить его в сторону, если нужно вложить в папку несколько листов, нужно это сделать, а потом вернуть ее в прежнее замкнутое состояние.
Также в таких папках есть много вспомогательных инструментов, которые будут напоминать дырокол. Он будет пробивать листы в нужном месте, к тому же там есть много прозрачных файлов, они и будут предназначены для того чтобы там размещать листы бумаги.
Листы, которые уже продырявлены дыроколом, нужно надеть на штыри механизма. После этого опускается нужный рычаг, и кольца плотно прилегают к бумаге. Сам прижим вернется в исходное положение и защелкнется. После всех проделанных процедур папка со спокойствием будет отправляться на полку для хранения документов. Теперь, когда надо будет оттуда что-то достать, документами можно будет пользоваться легко и быстро, а самое главное удобно.
Если в папке есть прижим, то такой папкой будет очень удобно пользоваться. То есть она не будет требовать наличия какого-то инструмента, это будет очень экономно. Но есть недостаток – нельзя удерживать много листов сразу. Обычно, количество будет не более 50 штук.